(西安医学院 图书馆，陕西 西安 710021)
摘 要：对高校图书馆办公室工作的特点、性质和作 用进行了分析，并针对目前图书馆办公室面临的现状,对如何提高工作效率和质量做了相关 的探讨。
关键词：高校图书馆；办公室工作；人员素质
中图分类号：G258.6  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2008)14—0131—02

高校图书馆办公 室(简称“馆办”)是个综合性的办事机构，也是图书馆里一个重要的中心枢纽部门。办公室 的 管理工作既繁杂又具体，是馆长赖以指挥全馆运作、推动所属业务部门搞好本职工作的重要 机构，是承上启下、协调左右、连接内外各个方面的纽带。馆办的工作性质具有复杂性、多 变性和综合性，涉及范围广、头绪多等特点。办公室工作的好坏直接影响着图书馆的工作质 量和工作效率，如何改进和提高将起着举足轻重的作用。

1 图书馆办公室工作的具 体特点

随着网络信息的飞速发展，高校图书馆既是学校的文献信息中心,为教学和科学研究服务的 学术机构，又是学校信息服务的窗口和基地，对学校的发展起着至关重要的作用。图书馆的 工作范围也在不断扩展，技术手段不断更新，馆办工作由过去单一的行政事务管理，转向多 元化，具有多变性、综合性和服务性、随机性、主动性等特点，工作则要求主动、及时、准 确、严密、务实。主要任务是协助馆长处理日常业务工作，负责全馆的政策、计划、控制、 统计、协调、公关等工作, 制定改革措施、规章制度和岗位职责，进行人事管理、档案管理 、考勤、资金管理、经费安排、物品采购，对外联络、馆内外协调、工作业务交流以及后勤 事务管理等。
2 图书馆办公室的工作性质和实际作用
2.1 专业知识的综合性  处理好行政和业务的关系

图书馆办公室工作由于临时性、突发性、应急性的事务较多,所涉及的业务范围广、头绪多 、综合性强。其主要职能是辅助馆长做好图书馆内部行政和业务工作。馆办是各种文书处理 和公文来往的集散地，办公室的业务知识,主要是行政管理和文秘工作有关的知识,即处理好 各种文件资料和档案的管理工作，上级的指示、报告、通知、总结等；行政文书的起草、呈 送；拟定审核各种规章制度和岗位职责；各种信息的收集、反馈等；负责统计数据、制定计 划、编制各类统计报表；负责办理各部门人事借调、人员流动等工作；负责保管印章；负责 收发文件、信函、邮件等及时送阅传递；负责组织全馆性活动、安排有关会议及工作；负责 后勤保障等工作。因此，图书馆办公室的作用和地位是不容忽视的。
2.2 咨询工作的辅助性 

当好领导决策的参谋和助手图书馆办公室工作是馆 长领导下的直接办事机构，办公室又称为“参谋部”、“智囊团”。它不但是馆长的得力助 手，还是馆长决策的参谋；它是领导机构制定决策的“传令兵”，不仅协助馆领导处理图书 馆全面工作，而且还服务于各业务部门之间。从本馆的工作重心出发，帮助馆长出主意、想 办法、提建议、拟方案、献良策。深入各业务部门进行检查、督导和调查研究，将各部门的 工作情况、存在的问题和要求，收集分析整理，并及时向领导反馈信息。为馆长的决策提供 准确的事实、科学的数据、真实的材料、可靠的方案等信息，以供馆长参考。在作出决策后 的执行过程中，办公室要将信息及时反馈给图书馆的领导，根据情况变化及时提出修改意见 ，待决策落实后，据执行情况，总结经验教训，提出完善措施。决策的科学与否，直接影响 着图书馆的发展，所以要积极主动地发挥参谋和助手的作用，参与决策的制定与贯彻。

办公室人员要熟悉各专业知识和学术文献馆藏的具体分布，要做到心中有数、思路清晰。对 紧急文件的处理要及时交管领导审阅，有的根据时间和性质、类别，需逐一办理落实到位。 对一些重点工作，要当好参谋，协助馆领导作好安排，对重要活动拟出参考方案，要有敏锐 的观察力和独立思考能力，并要有超前意识和创新精神，同时不断丰富自己的知识。
2.3 增强部门间的协调性  充分发挥桥梁的纽带作用

2.3.1 处理好与学校各职能部门的关系。图书馆要得到发展,与学校各职能部门的理解支持是密不 可分的，如：院机关、人事、教务、总务、财务和各系机关都要保持密切的联系，办公室人 员要虚心听取各职能部门对图书馆的建议和意见，经常与相关部门的领导、工作人员沟通， 保持良好的关系，不断通报图书馆的工作情况,及时报告遇到的困难和要解决的事宜, 使各 职能部门了解图书馆在学校中的作用,争取支持和理解，努力为图书馆制造一个良性的外部环境。
2.3.2 协调好本馆各部室间的工作。鉴于图书馆各部门都有着各自特殊的职 能和 作用，其 职责分工不同,人员的工作方法和思维方式也存在着一定差异，要使各部门充分发挥职能， 整个系统运行和协，为此，要求办公室要因人而异主动沟通,对各部室正确传递和收集信息 ，让各业务部门理解馆领导对工作的要求，执行新的办馆方针和服务原则。要树立整体观念 、大局意识，要具有团结协作的精神、以诚待人，获得他人的理解与支持。
2.4 加强对外服务的互补性发挥窗口作用
2.4.1 对外沟通联络是办公室工作的重点。加强高校图书馆之间的密切联系,馆际之间可以采取馆 际互借、资料互换、计算机联网等,从而达到资源共享。联系学术协会，开展专题学术交流 会、座谈会,适时安排并组织全馆参与全校或地区、行业之间的各种文体比赛等。这样既搞 好了公共关系、沟通了感情,又提高了学术水平和业务能力,也达到了优势互补，促进了图书 馆事业的发展。
2.4.2 做好接待服务工作，是对外联络的关键。图书馆工作的最终目的是为读者提供优质的服务, 因此加强与读者之间的沟通尤为重要。首先，要为读者开展多元化服务，做好读者咨询，开 展问卷调查，及时了解和掌握读者需求，开展对外宣传活动,供读者了解图书馆各项工作内 容以及规章制度等。其次，要以满腔的热情诚恳地接待好每一位读者和来宾的参观工作，馆 办人员就要做到嘴勤、腿勤，事事想在前头，做在前头，热情接待，服务周到。再次，在网 络环境下，图书馆办公室工作已融在网络空间里。它的社会形象所代表的不单是学校内的一 所图书馆，而体现的是学校的整体面貌。
2.5 保障馆内后勤服务  做图书馆的“好管家”

后勤保障是图书馆办公室的重要工作之一。要树立全心全意为人民服务的思想，经常到各部 门听取意见，了解检查各部门物资的使用情况及需求，对全馆所需物资设备的采购工作要有 计划，认真核对登记全馆的固定资产、设备、家具等，负责的预算、申报、验收、保管和维 修等，认真执行财务制度、财务管理、统一管理各种对外服务收费项目，负责全馆的考勤记 录、工资、奖金的发放，负责全馆办公用品、办公设备、劳保用品、图书用品、清洁用品等 的购置、存放、配给的审核申报及收发管理工作，负责全馆的安全保卫、防火、消防设备、 水电设备、空调暖气、门窗桌椅、电话维维修等后勤管理和服务性工作，负责各部门的环境 设计、绿化美化及清洁卫生管理工作，承办馆内交予的其他任务等等。力争做好图书馆的“ 好管家”。 
3 开拓创新，建设一支高素质的图书馆办公室团队
3.1 提高办公室人员的综合素质
3.1.1 政治素质。馆办人员必须努力学习政治理论和党的方针政策，充分体会和理解文件精神。要 有崇高的职业道德、强烈的事业心和进取精神，廉洁奉公、谦虚谨慎、坚持原则、兢兢业业 、自强不息，要能自觉抵制各种错误思想的干扰和影响，服从分配，听从指挥，以身作则， 为人表率。
3.1.2 业务素质。馆办人员要具有较宽的知识面，扎实的业务基本功和较强 的组织管 理能力。要钻研业务,熟练技巧,自信自立;不断更新业务知识理念,加强新知识的学习和新技 术的掌握； 要学会办公设备和计算机的操作使用。熟练掌握各种公文写作、通讯报道、语 言表达及洞察分析能力等，要培养组织才干、社交管理能力，要具有一定的控制能力、决策 能力和创新能力，才能适应新的工作标准和要求，提高办事的效率。
3.2 要有奉献精神和创新意识
3.2.1 奉献精神。馆办是服务部门，平时琐碎繁杂的事务性工作是需要有一定耐心和热情，具有不 图名利、乐于奉献的人才能安心这份工作。要能吃苦耐劳、任劳任怨地为馆内人员服务。要 有开拓进取、积极向上的奉献精神。

3.2.2 创新意识。要不断探索解决办公室工作问题的新思路、新途径、新方法。在服务工作的方式 、方法、范围、内容、对象等方面不断提高认识，变被动服务为主动服务,不断开拓思路,使 服务工作突破传统观念。
3.3 要有良好的人际关系和公关意识
3.3.1 良好的人际关系有利于建立团结和谐的工作氛围。办公室的工作虽然有明确的分工，但当面 对工作头绪多、事务繁杂的环境中，又有许多临时性的事务需要大家的通力合作、紧密配合 ，因此馆办工作人员就需要有谦虚、诚恳的工作态度，有耐心的语气和礼貌用语，心平气和 地去工作，互相关心、互相帮助，在力所能及的情况下，为同事排忧解难。使大家处在一个 友好、和谐的环境中愉快的工作。
3.3.2 在与上级领导、相关部门及外单位工作交往中,树立公关意识。办公室要同其他高校图书馆 联系和协作, 要本着积极主动、相互支持、优势互补的原则。与其交往中要保持虚心学习的 态度，配合各业务部门开展馆际之间的业务交流、经验交流、学术交流，组织相互参观学习 等工作,至此才能吸取引进先进的管理理念、服务方法和服务内容。才能使馆际之间互惠互 利共同发展,共同进步。

总之，高校图书馆随着现代化、网络化特性的影响，图书馆办公室工作的观念、机制、服务 内容形式等方面也在不断更新变化。做好办公室工作，就要不断创新，适应社会和时代的发 展，改革管理工作的程序和方法，提高工作效率。
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