办公室工作规范（试行）　　

为适应新形势对办公室工作的新要求，更加规范、更加高效地做好办公室工作，进一步推动办公室人员立足本职、苦练内功、强化责任、争当表率，全力提升服务水平，特制定《贾汪区教育局办公室工作规范》。　　

第一章  办  文　　

第一条  收文处理　　

收文指上级机关和平行机关发送到的公文。下级单位的公文除重大灾情、事故报告等特殊情况外，原则上不列入审核程序，可由工作人员直接呈送有关领导阅处。　　

（一）登记。对收到的文件、明传电报，办公室安排专人(节假日由值班人员)负责登记，然后附处理签。　　

（二）呈阅。登记后，先呈送办公室主任阅示，然后按照拟办意见，再呈送领导或主管领导阅批。　　

（三）承办或转办。领导阅批后，按照阅批意见，送达有关人员或单位进行办理，并在登记栏内注明取件人、取件时间、办理期限等。　　

（四）催办。按照文件要求或领导批示意见规定的办理期限，提前催问办理情况，必要时应有催办记录。　　

（五）立卷归档。有关单位或人员收阅承办结束后，要在处理结果上注明处理情况，并及时送办公室收转存档。　　

（六）收文处理实行专人负责制，从受理到文件最后归档进行全程跟踪负责，特殊情况需转手他人处理，必须严格交接手续。　　

（七）收文受理原则上件不过天，特件特办，电报类根据标注的缓急程度按规定时间办理。重要文电办妥后要向主管领导回执。　　

第二条  发文处理　　

发文包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。　　

（一）拟稿。按照领导授意或经主管领导同意可以拟写公文，拟写公文前要弄清意图、时间和篇幅要求等，按时交稿。　　

（二）审核。审核公文要把好政策关、文字关、文种关，实行分层审核的制度，即一审由公文起草人员及该股室（或学校）领导审核；二审由办公室负责文件审稿的人员初审并登记，加附发文处理签；三审由主管公文的副主任审核，主审人应签字以示负责。　　

（三）签发。审核后的公文要誊写干净，送领导审批签发。领导应注明同意、不同意或者具体意见，圈阅应视为同意。　　

（四）发文登记。领导签发后，由办公室专人登记编号，不得漏编和错编。　　

（五）缮印、校对和装订。缮印要定点打印，以使格式统一，内容保密。缮印后由行文者再次进行校对，并按要求装订，禁止出现倒页和错码。　　

（六）用印。用印前必须由用印者进一步审核，把好文字和文种关，并做好登记。　　

（七）公文上报和下发。属于上报的文件或材料，按上述程序完成后，由办公室领导指定专人，按上级规定的份数、时间、地点、传输方式送达收文单位或有关人员，重要文件、材料需由对方出具回执。上报工作完成后要及时向领导汇报(对不存在隶属关系的平行机关发送重要公文参照该办法执行)。下发公文一般采用电话通知和邮寄的方式。电话通知要注明接话人和接话时间，来人取件时要签名备案，邮寄公文后要电话告知对方并做记录。　　

（八）立卷、归档和销毁。除特殊要求外，存档文件一般应为5份，连同底稿一起由办公室存档。销毁文件按上级有关规定执行。　　

第二章  办  会　　

第三条  会务工作　　

会务工作是各单位的一项重要工作，是保证单位各项工作正常运转的重要保证，也是体现会议主办者协调联络、调度能力的一个综合反映。对会务工作，必须高度重视，认真组织，周密安排，按照以下程序逐项落实，做到万无一失。　　

第四条  会议交办　　

各单位召开的各种会议，一般由主管领导交办。主办单位在接受任务时，要认真填写会议通知登记，对会议的整体安排做到心中有数。　　

第五条  会议通知　　

主办会议者接受任务之后，应尽快拟定出会议通知，通知中应写明会议的名称，召开的时间、地点、主要内容、参加人员、会期、报到时间及地点等内容，填写会议通知单。重要会议通知单拟好后要由主管领导审阅后确定。然后，及时通知到各有关参会单位。通知会议一般采用书面和电话通知两种形式。　　

第六条  起草会议通知、通知会议时应做到以下几点：　　

（一）拟定通知之前，应与所属会议室的单位联系，确定会场。　　

（二）重要会议通知应提前1-2天通知各参会单位。　　

（三）办公室应及时将会议通知情况向主管领导汇报。　　

（四）电话通知时，必须记清受话人的姓名、职务、通知时间等，以备查对。　　

第七条  关于会务工作的有关要求　　

（一）会议材料要提前准备，有关部门或有关人员拟定初稿，经主管领导审阅定稿，然后缮印。　　

（二）各种会议的会标要用规范的字体书写。(一般会标要使用仿宋体)。　　

（三）会议的各项保障措施　　

1、会议相关材料要提前起草，并按要求数量印发。　　

2、召开大型会议前1-2天，要通知有关单位的主要领导或办公室，保证会议期间的正常供水、供电。　　

3、会议需要宣传、报道的，须在会议前一天，联系电视台记者届时参会，做好宣传报道工作。　　

4、开会的前一天，应落实相关领导是否能按时参加会议，凡不能按时参加会议的领导，应问明原因向会议主持者报告。　　

第八条  会场、讨论地点的联系与落实　　

主办者要熟悉掌握各类会议的规格，参会人员及有关单位的会议室、会场的设施、容量等情况。根据会议的内容、规模，按要求确定会场及讨论地点。　　

第九条  会场布置　　

办公室根据会议的规格、要求等，具体布置落实好每个环节。按要求提前搞好会标、主席台、音响设备、座次等会场布置及卫生打扫，并摆好座位牌。　　

第十条  会议文件、材料的打印、装袋和分发　　

（一）应根据会议要求，提前购置文件袋；　　

（二）应根据会议文件、材料内容的先后顺序提前印制、装袋。 　　

（三）主办会议工作人员应在会前40分钟把文件、材料送进会场，以备入场签到时发给与会人员；会前由专人负责将主席台上领导要用的文件、材料进行检查，并在会前20分钟分发摆放好。　　

第十一条  会场的签到、发文　　

主办会议工作人员应在会前40分钟到达会场，负责签到并分发会议文件、材料。会议开始前5分钟，由负责签到的工作人员填写“参加会议人员出席情况报告单”呈送主持会议的领导。　　

第十二条  会后缮理工作　　

（一）及时清理会场，带回有关物品，防止遗忘或丢失。　　

（二）按照领导要求及时搞好会议纪要、简报的起草工作。　　

（三）认真搞好会议所确定任务的交办、查办、催办工作，并客观地反馈落实情况；　　

（四）搜集、整理会议相关材料及图片，归档管理。　　

第三章  办  事　　

第十三条  领导交办事项　　

（一）对领导交办事项，要做好记录，准确把握领导意图，不清楚的地方要及时向领导问清；　　

（二）按照领导意图迅速办理，办理过程较长的，要及时向领导汇报办理进度和办理过程中遇到的困难和问题，听取领导意见，继续办理；　　

（三）对领导交办事项办理结束后，必须及时向领导汇报，达到领导满意为止。　　

第十四条  基层（群众）反映问题　　

（一）对基层或群众来信，认真做好登记，由责任人提出初步处理意见后，报主管领导批示，按领导批示意见及时办理。　　

（二）对群众来访，要热情接待，认真听取申诉，做好记录，提出初步意见报主管领导批示，按领导批示意见及时通知来访群众所在单位领导及综治办，共同做好上访群众的疏导和劝返工作。　　

（三）积极做好上访群众的思想工作，做好有关政策法规和逐级上访有关规定的宣传教育，稳定上访群众情绪，严防上访群众冲击领导同志办公、生活场所，拦截领导车辆和聚众闹事行为。　　

（四）按照领导指示意见，督促有关单位落实。　　

（五）基层（群众）反映的问题办理完毕后，及时向主管领导汇报，并将办理的有关文稿归档，妥善保存，备查。　　

第四章  信  息　　

第十五条  信息工作制度　　

（一）坚持信息上报责任制。信息上报是信息工作的一项重要内容，要做到准确、及时、全面。 　　

（二）坚持领导督查制。办公室的主管领导要及时了解信息上报工作完成情况，为信息工作者创造宽松的环境，督促、落实县、市下达的信息上报任务。　　

（三）坚持信息报送的时效性。办公室要及时做好教育局各项决策的反馈，围绕教育局中心工作，及时采编上报本地区本部门工作中的新举措、新进展和遇到的突出问题，特别是对当地发生的重大灾情、疫情、反常的社会动态、突发事件等，必须在发生后及时上报。　　

（四）坚持信息上报的真实性。坚持实事求是的原则，有喜报喜，有忧报忧，全面收集，重点反馈。反馈信息要保证质量和时效，做到事实准确，主题鲜明，文字精炼，文法、标点、数串和计量单位使用规范，印发报送及时，涉及重大问题的信息应认真核实，分类处理。因信息失实而造成严重影响的，要追究有关人员的责任。　　

（五）各单位必须经常性地报送信息，做到每周必报，重要信息随时报送。对教育局要求报送的信息，各单位必须准时完成，不得推诿、拖延、应付。　　

（六）信息的筛选、文字加工、送审校对、传递等都应实行严格的岗位责任制。整理后的信息应根据服务对象分层次送审签发，并根据秘密制度，严格发送范围。对领导批示的信息要抓紧办理，并及时反馈办理结果。　　

（七）开展横向交流，加强与外单位，兄弟友好地区的信息联系，及时交流有关情况。　　

（八）实行信息奖励制度，所写信息被上级采用的给予适当奖励。　　

第十六条  信息上报　　

（一）对于上报县、市的所有工作信息，先由责任人撰写稿件；　　

（二）初稿写好后，报主管领导审阅，由主管领导修改定稿；　　

（三）定稿后由主管领导签发，重大事项由主管领导签发；　　

（四）信息人员见到领导签字后方可发送。网上发送文字材料以领导签发为依据。　　

（五）发送结束后，责任人做好信息底稿存档工作。　　

第十七条  信息下发　　

（一）编辑下发信息时，先由责任人收集材料，注意稿件来源真实可靠；　　

（二）材料收集齐备后，进行编辑；　　

（三）编辑后做好初稿打印校对工作；　　

（四）送主管领导审阅签发；　　

（五）领导签发后方可印刷；　　

（六）印刷完毕后进行发送；　　

（七）发送完毕进行归档、保存工作。